Sind elektronische Signaturen in der Europäischen Union rechtlich gültig?

Elektronische Signaturen sind überall — in Verträgen und Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs), in Personalunterlagen und Kundenvereinbarungen. Wenn Sie jedoch in Europa geschäftlich tätig sind, stellt sich immer wieder eine wichtige Frage:

Sind elektronische Signaturen in der EU tatsächlich rechtlich gültig?

Die kurze Antwort lautet: Ja — wenn sie den Anforderungen der eIDAS‑Verordnung entsprechen. Die ausführlichere (und bedeutendere) Antwort folgt unten.

Was ist eIDAS?

eIDAS steht für “Electronic Identification, Authentication and Trust Services”. Es ist eine EU‑Verordnung, die seit 2016 in Kraft ist und unmittelbar in allen EU‑Mitgliedstaaten gilt.

Zweck von eIDAS:

• Rechtssicherheit für elektronische Transaktionen schaffen
• Sicherstellen, dass elektronische Signaturen grenzüberschreitend anerkannt werden
• Klare Standards für Vertrauen, Identität und Datenschutz definieren

Sind elektronische Signaturen in Europa rechtsverbindlich?

Ja.

Unter Artikel 25 der eIDAS‑Verordnung gilt:

Einer elektronischen Signatur darf allein deshalb, dass sie in elektronischer Form vorliegt, nicht die rechtliche Wirkung und Beweiskraft in gerichtlichen Verfahren abgesprochen werden.

In der Praxis bedeutet das:

• Elektronische Signaturen können rechtsverbindlich sein
• Gerichte müssen sie als Beweismittel berücksichtigen
• Sie können für die meisten geschäftlichen Verträge verwendet werden

Wichtig ist jedoch: Nicht alle elektronischen Signaturen sind gleichwertig.

Die drei Stufen elektronischer Signaturen nach eIDAS

eIDAS unterscheidet drei Stufen elektronischer Signaturen mit unterschiedlicher rechtlicher Aussagekraft.

1. Einfache elektronische Signatur (SES)

Dies ist die grundlegendste Form — etwa das Eintippen des Namens in ein Dokument, das Anklicken von “Ich stimme zu” oder eine eingescannt unterschriebene Unterschrift.

Besonders geeignet für:

• Verträge mit geringem Risiko
• Interne Genehmigungen
• Informelle Vereinbarungen

2. Fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) – Der praktische Standard

Für die meisten europäischen Unternehmen bietet die fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) das beste Verhältnis aus rechtlicher Sicherheit, Bedienbarkeit und Kosten. Eine AES muss:

• eindeutig mit dem Unterzeichnenden verknüpft sein
• den Unterzeichnenden identifizieren
• unter der Kontrolle des Unterzeichnenden erstellt werden
• so mit dem Dokument verbunden sein, dass nachträgliche Änderungen erkennbar sind

Das beinhaltet typischerweise:

• E‑Mail‑Verifizierung
• Audit‑Trails
• Kryptografische Signaturmechanismen

Besonders geeignet für:

• Gewerbliche Verträge
• Kundenvereinbarungen
• Die meisten professionellen Anwendungsfälle

3. Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Dies ist die höchste Stufe gemäß eIDAS.

Voraussetzungen:

• Beruht auf einem qualifizierten Zertifikat
• Ausgestellt von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter
• Starke Identitätsprüfung (oft Ausweis‑ oder Video‑Identifikation)

Besonders geeignet für:

• Stark regulierte Branchen
• Arbeitsverträge in einigen Ländern
• Situationen mit maximaler rechtlicher Absicherung

Wann ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) erforderlich?

Eine QES ist nur in spezifischen, regulierten Fällen gesetzlich vorgeschrieben, z. B.:

• Bestimmte Immobiliengeschäfte
• Manche Arbeitsverträge (je nach nationalem Recht)
• Situationen, in denen handschriftliche Unterschriften ausdrücklich vorgeschrieben sind

QES erfordert zusätzliche Identitätsprüfungen und verursacht höhere Kosten. Deshalb wird sie in der Regel nur dort eingesetzt, wo sie gesetzlich erforderlich ist, nicht standardmäßig für alle Geschäftsverträge.

Wann reicht eine fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) aus?

In der Praxis ist eine AES für die Weitzahl der geschäftlichen Anwendungsfälle in Europa ausreichend.

Gängige Beispiele:

• Gewerbliche Verträge und Dienstleistungsvereinbarungen
• Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs)
• Kaufverträge und Angebote
• Freelance‑ und Beratungsverträge
• B2B‑Onboardingdokumente

AES bietet:

• Starke Identifikation des Unterzeichners
• Manipulationssichere Dokumente
• Detaillierte Audit‑Trails
• Hohe Beweiskraft im Streitfall

Für die meisten Organisationen stellt AES den optimalen Mittelweg zwischen rechtlicher Sicherheit und operativer Effizienz dar.

Was ist mit Datenschutz (DSGVO)?

Die rechtliche Wirksamkeit ist nur ein Teil der Betrachtung.

Bei der Nutzung elektronischer Signaturen in Europa ist DSGVO‑Konformität mindestens genauso wichtig:

• Es werden personenbezogene Daten verarbeitet (Namen, E‑Mails, IP‑Adressen)
• Dokumente enthalten häufig sensible Informationen
• Audit‑Logs und Metadaten müssen geschützt werden

Wichtige DSGVO‑Fragen:

• Wo werden die Daten gespeichert?
• Wer hat Zugriff darauf?
• Unter welcher Gerichtsbarkeit fallen sie?

Hier unterscheiden sich europäische, DSGVO‑konforme E‑Signatur‑Anbieter oft positiv — besonders für Unternehmen, die unnötige rechtliche und Compliance‑Risiken vermeiden möchten.

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Quellen & weiterführende Informationen