proALPHA & eSignatures

proALPHA & eSignatures

In der Fertigungs- und Handelsbranche ist proALPHA ERP das Rückgrat vieler erfolgreicher Unternehmen. Das ERP-System steuert Warenströme, verwaltet Lieferanten, unterstützt Produktionsprozesse und bildet die finanzielle Grundlage des Unternehmens.

Doch ein Prozess bleibt in vielen Organisationen überraschend analog: der finale Unterschriftenprozess.

Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferantenverträge oder Qualitätsdokumente werden häufig noch manuell unterschrieben. Typischer Ablauf:

  1. Dokument aus proALPHA exportieren
  2. PDF drucken oder per E-Mail verschicken
  3. unterschreiben lassen
  4. einscannen

wieder im ERP archivieren

Dieser Prozess führt zu klassischen Medienbrüchen, die Zeit kosten und die Nachvollziehbarkeit erschweren.

Gerade Unternehmen im Mittelstand, die ihre ERP-Prozesse konsequent digitalisieren möchten, sehen darin zunehmend einen unnötigen Bottleneck.

Warum proALPHA-Anwender eine elektronische Signatur benötigen

In vielen ERP-Prozessen gibt es Dokumente, die eine verbindliche Unterschrift erfordern. Dazu gehören beispielsweise:

  • Angebote und Auftragsbestätigungen
  • Lieferantenvereinbarungen
  • NDA-Vereinbarungen
  • Qualitäts- und Compliance-Dokumente
  • interne Freigaben

Ohne digitale Signatur entsteht häufig ein Bruch im Workflow:

proALPHA → PDF Export → Signatur → Scan → Upload ins ERP

Eine integrierte elektronische Signatur kann diesen Prozess erheblich vereinfachen.

Typische Vorteile einer eSign-Integration in proALPHA

Eine Integration der elektronischen Signatur direkt in ERP-Prozesse kann mehrere Vorteile bieten:

Kein Export/Import mehr

Dokumente müssen nicht mehr manuell aus proALPHA exportiert werden. Die Signaturanfrage wird direkt aus dem ERP angestoßen.

Schnellere Prozesse

Dokumente können innerhalb weniger Minuten unterschrieben werden. Freigaben verzögern sich nicht mehr durch Druck- oder Scanprozesse.

Revisionssicherheit und Compliance

Für europäische Unternehmen ist besonders wichtig:

  • Einhaltung der General Data Protection Regulation.
  • Rechtskonforme elektronische Signaturen gemäß eIDAS Regulation

Eine moderne Signaturplattform kann dabei helfen, diese Anforderungen umzusetzen.

Welche Lösungen nutzen proALPHA-Unternehmen heute?

Viele Unternehmen lösen das Signaturthema derzeit über:

  • manuelle PDF-Workflows
  • Dokumentenmanagementsysteme
  • externe Signaturplattformen

In der Praxis bedeutet das jedoch oft, dass der eigentliche ERP-Workflow unterbrochen wird.

Der typische Ablauf bleibt daher:

ERP → Export → Signaturplattform → Upload

Eine direkte Integration in proALPHA könnte diesen Medienbruch vermeiden und den gesamten Prozess nachvollziehbar im ERP-System halten.

Wie könnte eine Integration technisch aussehen?

Viele Unternehmen betreiben proALPHA über viele Jahre hinweg stabil in bestehenden Versionen. Eine Signaturintegration sollte deshalb nicht nur für neueste Releases funktionieren, sondern auch mit bestehenden Installationen kompatibel sein.

Ziel ist eine Integration, die mit proALPHA-Versionen ab etwa 7.1 sowie neueren Versionen genutzt werden kann, ohne dass zunächst ein ERP-Upgrade erforderlich ist. Eine elektronische Signatur lässt sich grundsätzlich über Schnittstellen in bestehende ERP-Prozesse integrieren.

Typische technische Ansätze sind:

  • API-Integration
  • Workflow-Trigger aus dem ERP
  • Dokumentenexport aus dem ERP-Dokumentenmanagement

Ein möglicher Ablauf könnte beispielsweise so aussehen:

proALPHA
   ↓
Signaturanfrage über API
   ↓
Empfänger unterschreibt Dokument
   ↓
Signiertes PDF wird automatisch archiviert

Der gesamte Prozess bleibt damit im ERP nachvollziehbar dokumentiert.

Ein neuer Ansatz für proALPHA-Nutzer

Hier setzt eSignBase an.

Statt komplexer Lizenzmodelle mit festen Benutzerkontingenten verfolgt eSignBase einen Pay-per-Use-Ansatz.

Das bedeutet:

  • keine festen Benutzerlizenzen
  • Kosten entstehen nur, wenn tatsächlich eine Signatur angefordert wird

Gerade für ERP-basierte Workflows kann das interessant sein, weil Signaturen häufig unregelmäßig auftreten.

Weitere zentrale Aspekte:

API-First Ansatz

Die Plattform stellt eine klare und gut dokumentierte REST-API bereit, sodass Entwickler oder Systemintegratoren eine saubere Verbindung zu proALPHA herstellen können.

Europäische Datensouveränität

Alle Daten werden auf europäischen Servern verarbeitet – ein wichtiges Kriterium für Unternehmen mit sensiblen Lieferanten- oder Produktionsdaten.

Elektronische Signaturen auch für bestehende proALPHA-Installationen

Viele mittelständische Unternehmen betreiben proALPHA über viele Jahre hinweg stabil in ihren bestehenden Versionen. Ein Upgrade des ERP-Systems ist häufig ein größeres Projekt und wird daher nicht allein wegen neuer Integrationen angestoßen.

Gerade deshalb ist es interessant, Signaturprozesse auch in bestehenden proALPHA-Installationen zu digitalisieren.

Eine mögliche Integration sollte daher:

  • mit proALPHA-Versionen ab etwa 7.1 funktionieren
  • sowohl in On-Premise-Umgebungen als auch modernen Infrastrukturen laufen
  • sich flexibel in bestehende Workflows integrieren lassen

Damit können Unternehmen ihre Prozesse modernisieren, ohne ihr ERP-System sofort upgraden zu müssen.

Pilotkunden für eine proALPHA-Signaturintegration gesucht

Aktuell prüfen wir die Entwicklung einer Integration zwischen proALPHA und eSignBase.

Dafür suchen wir:

  • proALPHA-Anwender
  • IT-Leiter im Mittelstand
  • Systemintegratoren oder ERP-Partner

die Interesse daran haben, Signaturprozesse direkt im ERP-Workflow abzubilden.

Besonders spannend ist für uns:

  • Welche Dokumente möchten Sie direkt aus proALPHA signieren lassen?
  • Welche Anforderungen bestehen an Compliance oder Archivierung?

Wenn dieses Thema für Ihr Unternehmen relevant ist, freuen wir uns über einen kurzen Austausch.

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