proALPHA & Firmas Electrónicas
En los sectores de fabricación y comercio, proALPHA ERP es la columna vertebral de muchas empresas exitosas. El sistema ERP controla los flujos de materiales, gestiona proveedores, apoya los procesos de producción y forma la base financiera del negocio.
Sin embargo, un proceso sigue siendo sorprendentemente analógico en muchas organizaciones: el proceso de firma final.
Presupuestos, confirmaciones de pedido, contratos con proveedores o documentos de calidad todavía se firman con frecuencia manualmente. El proceso típico es:
- Exportar documento desde proALPHA
- Imprimir el PDF o enviarlo por correo electrónico
- Hacer que se firme
- Escanearlo
- Archivarlo de vuelta en el ERP
Este proceso genera rupturas de medios clásicas que cuestan tiempo y complican la trazabilidad.
Especialmente para las pymes que buscan digitalizar consistentemente sus procesos de ERP, esto se ve cada vez más como un cuello de botella innecesario.
Por qué los usuarios de proALPHA necesitan una firma electrónica
En muchos procesos de ERP, hay documentos que requieren una firma vinculante. Estos incluyen, por ejemplo:
- Presupuestos y confirmaciones de pedido
- Acuerdos con proveedores
- Acuerdos NDA
- Documentos de calidad y cumplimiento
- Aprobaciones internas
Sin una firma digital, a menudo se produce una ruptura en el flujo de trabajo:
proALPHA → Exportación PDF → Firma → Escaneo → Subida al ERPUna firma electrónica integrada puede simplificar significativamente este proceso.
Ventajas típicas de una integración de firma electrónica en proALPHA
Integrar las firmas electrónicas directamente en los procesos de ERP puede ofrecer varias ventajas:
No más exportación/importación
Los documentos ya no necesitan ser exportados manualmente desde proALPHA. La solicitud de firma se activa directamente desde el ERP.
Procesos más rápidos
Los documentos pueden firmarse en cuestión de minutos. Las aprobaciones ya no se retrasan por procesos de impresión o escaneo.
Auditabilidad y cumplimiento normativo
Para las empresas europeas, es particularmente importante:
- El cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR).
- Firmas electrónicas legalmente conformes según el Reglamento eIDAS.
Una plataforma de firmas moderna puede ayudar a implementar estos requisitos.
¿Qué soluciones utilizan hoy las empresas con proALPHA?
Actualmente, muchas empresas manejan las firmas a través de:
- flujos de trabajo manuales con PDF
- sistemas de gestión documental
- plataformas de firma externas
Sin embargo, en la práctica, esto a menudo significa que el flujo de trabajo real del ERP se interrumpe.
El proceso típico, por lo tanto, sigue siendo:
ERP → Exportación → Plataforma de Firma → SubidaUna integración directa en proALPHA podría evitar esta ruptura de medios y mantener todo el proceso trazable dentro del sistema ERP.
¿Cómo podría funcionar técnicamente la integración?
Muchas empresas utilizan proALPHA de manera estable en sus versiones existentes durante muchos años. Por lo tanto, una integración de firmas debería funcionar no solo para las últimas versiones, sino también ser compatible con instalaciones existentes.
El objetivo es una integración que pueda utilizarse con versiones de proALPHA desde aproximadamente la 7.1 en adelante, así como con versiones más recientes, sin necesidad de actualizar primero el ERP. Una firma electrónica puede integrarse generalmente en los procesos ERP existentes a través de interfaces.
Los enfoques técnicos típicos son:
- Integración API
- Disparadores de flujo de trabajo desde el ERP
- Exportación de documentos desde el sistema de gestión documental del ERP
Un proceso posible podría verse así, por ejemplo:
proALPHA
↓
Solicitud de firma vía API
↓
El destinatario firma el documento
↓
El PDF firmado se archiva automáticamentePor lo tanto, todo el proceso permanece documentado de manera trazable dentro del ERP.
Un nuevo enfoque para los usuarios de proALPHA
Aquí es donde entra eSignBase.
En lugar de modelos de licencia complejos con cuotas fijas de usuario, eSignBase sigue un enfoque de pago por uso.
Esto significa:
- sin licencias de usuario fijas
- los costos solo se incurren cuando se solicita una firma real
Esto puede ser particularmente interesante para flujos de trabajo basados en ERP, porque las firmas a menudo ocurren de manera irregular.
Otros aspectos clave:
Enfoque API-First
La plataforma proporciona una API REST clara y bien documentada, lo que permite a los desarrolladores o integradores de sistemas establecer una conexión limpia con proALPHA.
Soberanía de Datos Europea
Todos los datos se procesan en servidores europeos, un criterio importante para empresas con datos sensibles de proveedores o producción.
Firmas electrónicas también para instalaciones existentes de proALPHA
Muchas empresas de tamaño medio utilizan proALPHA de manera estable en sus versiones existentes durante muchos años. Actualizar el sistema ERP es a menudo un proyecto importante y, por lo tanto, no se inicia únicamente por nuevas integraciones.
Precisamente por eso es particularmente interesante digitalizar los procesos de firma incluso en instalaciones existentes de proALPHA.
Una integración potencial debería, por lo tanto:
- funcionar con versiones de proALPHA desde aproximadamente la 7.1 en adelante
- ejecutarse tanto en entornos on-premise como en infraestructuras modernas
- integrarse flexiblemente en los flujos de trabajo existentes
Esto permite a las empresas modernizar sus procesos sin tener que actualizar su sistema ERP inmediatamente.
Buscamos clientes piloto para una integración de firmas con proALPHA
Actualmente estamos evaluando el desarrollo de una integración entre proALPHA y eSignBase.
Para ello, buscamos:
- usuarios de proALPHA
- directores de TI en pymes
- integradores de sistemas o socios de ERP
que estén interesados en integrar los procesos de firma directamente dentro del flujo de trabajo del ERP.
Nos interesa particularmente saber:
- ¿Qué documentos le gustaría firmar directamente desde proALPHA?
- ¿Qué requisitos tiene en cuanto a cumplimiento normativo o archivado?
Si este tema es relevante para su empresa, esperamos poder tener un breve intercambio.